El Ayuntamiento entra en una tercera fase de implementaciˇn de la administraciˇn electrˇnica

Desde octubre se han generado ya 6.700 expedientes electrˇnicos y mßs de 252.000 documentos electrˇnicos en el Ayuntamiento de Torrelavega

19 Marzo 2018

El Ayuntamiento viene trabajando en diversas fases la implementación de la administración electrónica para modernizar la administración y facilitar la tramitación de sus expedientes y documentación a los ciudadanos en cumplimiento de la Ley, de modo que “para muchos trámites ya no es necesario trasladarse presencialmente al Ayuntamiento”.

La primera fase ha consistido en adecuar los sistemas informáticos del Ayuntamiento de Torrelavega a la nueva Ley 39/2015 de Procedimiento Administrativo Común y la Ley 40/2015 de Régimen Jurídico del Sector Publico, sentando “los cimientos de seguridad de los sistemas, de todo el almacenamiento electrónico, servidores, etc. sobre los que luego hemos desarrollado la administración electrónica”.

La segunda fase ha sido la implementación propiamente dicha, a nivel de expedientes electrónicos, firma electrónica, notificación electrónica, así como la sede electrónica del Ayuntamiento. Garantizando que toda la información se almacene ya no en papel, sino digitalmente, con plena seguridad, para lo que se hacen tres copias distintas que se almacenan en diferentes servidores dentro y fuera de la ciudad.

El objetivo, es quitar todo lo que antes se hacía en papel, garantizando que se pueda hacer toda la tramitación electrónica de todos los procedimientos del Ayuntamiento. Ello implica que cualquier petición del ciudadano se registre electrónicamente y se abra un expediente electrónico y posteriormente se notifique telemáticamente a ese ciudadano.

Desde el 2 de octubre de 2017, se han generado ya 6.700 expedientes electrónicos y más de 252.000 documentos electrónicos en el Ayuntamiento de Torrelavega. Y se han producido 16.026 registros presenciales, en los que se ha escaneado la documentación aportada, llevándose los ciudadanos el original.

Además, se ha puesto en marcha la Sede Electrónica, a la que se puede acceder a través del portal sede.torrelavega.es y desde la que un ciudadano o empresa desde casa, con su ordenador, tablet o dispositivo móvil, en cualquier momento, las 24 horas del día, los 7 días de la semana, simplemente con un certificado electrónico reconocido (puede ser el de Hacienda, DNI electrónico etc.) puede realizar sus tramitaciones sin necesidad de venir al Ayuntamiento.

Esto es válido tanto para empresas como para ciudadanos, que ya se pueden registrar, obtener duplicados, ver situación de sus expedientes, empadronamiento, ser notificado electrónicamente, aportar documentación, pedir una licencia de obra menor, bonificaciones a familias numerosas en el IBI, inscribir una asociación en el registro municipal y un amplio catálogo de tramitaciones que se van ampliando continuamente.

Próximamente  se desarrollará una campaña de información, para que el ciudadano conozca cómo utilizar este medio, y las ventajas de ponerse en una cola y desplazarse al Ayuntamiento”.

Se entra en la tercera fase de la implementación que afecta a la parte política y representativa y a los órganos colegiados del Ayuntamiento

Ahora se entra en la tercera fase de la implementación, donde se añaden servicios de valor añadido como la Interconexión de Registros a nivel nacional”. Esto quiere decir, que si presentas un escrito aquí, dirigido la administración de Sevilla, por ejemplo, esta última lo recibirá. Y a la inversa también, si un ciudadano de Torrelavega está trabajando fuera, ya no tiene que desplazarse hasta aquí, “nos llegaría a nosotros”, evitando los desplazamientos, como ha ocurrido hasta ahora. De esta forma, se escanea e inmediatamente ya lo tiene la administración de destino. También va a haber registro de apoderamientos a nivel nacional, e inscribiéndose en el mismo, se podrá ser representante sin necesidad de trasladarse físicamente. En este sentido, “hemos sido programa piloto de interconexión de registros en España”.

Hasta ahora se ha venido trabajando y formando al funcionariado, y “ahora le toca a la parte política y representativa”, afectando al Régimen de Sesiones de los Plenos, la Junta de Gobierno Local, Comisiones Informativas, Mesas de Negociación y resto de órganos colegiados del Ayuntamiento. “Con todos los expedientes que actualmente se manejan en estos órganos, también se va a trabajar íntegramente en formato electrónico, para lo que se recibirá la formación adecuada”.

Cambio de mentalidad y de paradigma en la manera de trabajar

Todo esto supone un cambio de mentalidad en la manera de trabajar similar a cuando se pasó de las máquinas de escribir a los ordenadores”. Por Ley es de obligado cumplimiento y afecta a todos los funcionarios. El objetivo de todo ello es que “la administración pública se modernice, simplificando los trámites administrativos y utilizando íntegramente el expediente electrónico”. 

Actualmente tanto el Alcalde, como los concejales de Obras Públicas y Participación Ciudadana; Servicios Sociales; Hacienda; Régimen Interior y Recursos Humanos; o Deportes firman ya electrónicamente los expedientes, y el objetivo es hacerlo con el resto de la corporación.

Es una ayuda a los ciudadanos y empresas porque les evita tener que desplazarse hasta el Ayuntamiento. Supondrá un mayor control en los plazos de tramitación. Más transparencia de cara al ciudadano porque puede ver cómo está la tramitación de su expediente desde su casa. Y minimiza la aportación de documentos” (porque quedan escaneados y almacenados, como es el caso del DNI).

En sus relaciones con la administración, de cara a las empresas, es obligatorio, mientras que en el caso de los ciudadanos pueden elegir entre el canal tradicional, presentar y recibir sus notificaciones en papel,  o el electrónico. En el caso de las empresas y administraciones no se ha anulado del todo el circuito de papel todavía, a la espera de que el resto de administraciones como el Gobierno de Cantabria y otros ayuntamientos lo implanten.

Torrelavega está a la cabeza en Cantabria en la implementación de la Administración Electrónica.“El haber sido los primeros en implementar estos procedimientos también conlleva que no hay bases previas establecidas y se van resolviendo y corrigiendo los problemas de ser un programa piloto, pero nos sitúa en una posición más ventajosa a la hora, por ejemplo, de implementar la nueva Ley de Contratos en el Sector Público, que exige que todos los contratos se realicen en formato electrónico”.

A lo largo de este año, se redactará una Ordenanza Municipal de Administración Electrónica que recoja y ordene todas estas cuestiones de acuerdo a este cambio de paradigma dentro de la Administración Pública.

Componente ecológico

La administración electrónica también tiene un componente ecológico que a nadie se le escapa. Al ser la tramitación de los expedientes íntegramente en electrónico, se prescinde del papel, se ahorra en tinta, impresiones, etc”. “Al finalizar el presente 2018 podremos hacer una comparativa entre el papel consumido en cada ejercicio respecto a 2017”.